Scrisorile de rutina sunt aproximativ 80% din tot ce vei scrie pentru afaceri sau chiar mai mult. Este rutina atunci cand tu il cunosti pe cel caruia ii scrii, sau ii cunosti asteptarile, si nu trebuie sa il convingi sau sa ii aduci informatii noi. Exemple de scrisori de rutina: rapoarte de vanzari, buletine interne, memo-uri care hotarasc data si ora unei sedinte, s.a.m.d.
Scrisorile de rutina eficiente sunt importante pentru ca vei scrie atat de multe si cititorul tau va citi atat de multe. Volumul mare de astfel de scrisori intr-un loc de munca cere atentie si abilitati de comunicare in scris.
Desi exista avantaje in comunicarea orala (ca poti observa limbajul nonverbal), comunicarea scrisa este preferata pentru mai multe motive intr-un mediu corporatist. Cam 90% din toate tranzactiile de afaceri implica documente scrise. Chiar daca acestea sunt un simplu: “Intalnire maine la 17:00.”
Intr-un mediu in care comunicarea implica fax, telefon, e-mail, si mijloace de comunicare multiple, supraincarcarea informationala nu este un simplu concept, ci o realitate pentru majoritatea oamenilor.
Pentru a redacta o scrisoare de rutina eficienta, scrie direct, concis, cu ton de afaceri. Abordarea directa inseamna sa scrii mesajul principal mai intai, dupa care sa introduci informatiile nenecesare.
Invatand si fii concis, direct si cu un ton business vei scuti mult timp. In cariera vei scrie sute de astfel de scrisori. Daca tai doua-trei minute de la redactarea fiecaruia, iti vei crea timp pentru alte activitati (poate mai interesante).
